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浅谈档案信息自动化与电子化系统管理
摘要：随着科学技术的进步和发展，信息化的技术也在不断的加快，在人类的经济活动和社会活动当中，档案信息已经成为了非常重要的战略资源。档案信息自动化和电子化系统管理也已经逐渐的取代了传统的档案信息管理方法。本文主要针对档案信息自动化和电子化系统管理进行了简单的介绍。
关键字：档案信息；自动化系统；电子化系统；管理
档案信息的自动化系统是一项比较复杂的系统工程，需要运用到的学科知识比较多，同时需要很多专业的配合和部门的协作，而且还要加上很多环节的配套才能够实现。随着档案信息自动化系统的发展，目前，针对系统的加强管理、科学决策以及组织协调进行探讨和研究是非常有必要。档案的电子化主要就是指通过计算机技术来对那些档案文件进行筛选、收集以及不同层次的加工，然后让这些档案文件转换成计算机软件形式的二次文献信息，最终方便人们的使用。经过对这些系统相关方面以及其变化发展的形式进行深入的考察，对现阶段应用当中存在的问题进行分析，然后找到解决问题的办法，将有利于提高人们运用档案电子信息自动化管理的水平。
一、提高档案信息自动化系统管理的措施
（一）档案的规范化和标准化水平要提高。现在档案信息自动化系统管理的规范化和标准化比较的滞后，应用混乱、多的情况比较严重，对提高系统的整体水平有比较严重的影响。现在系统主要矛盾是硬件的功能并没有真正的发挥出来，而不是缺乏硬件设备。档案信息自动化的内涵主要就包含了档案管理工作的各个环节和各个方面，而其中最主要的就是档案的业务应该要规范，档案的标准应该要建立和健全并去认真的实施。档案的规范和标准其实也是一个比较系统的工作，要想使得档案信息自动化建设的进程能够加快，那么就应该要处理好两者之间的关系。
（二）系统的整体水平应该要提高。根据集成化的相关要求以及系统论的思想，在建设档案信息自动化系统的时候应该要从整个系统来进行，组成整个系统横向和纵向的各个节点都应该要达到相应的水平，然后通过网络技术来进行联通，这样系统的整体优势才能够很好的发挥出来，从而使得系统的综合能力得到提高。
（三）对于数据库的建设工作应该要做好。现在档案信息自动化管理系统从整体方面来看的话依然还是处在一个从文件的处理到信息管理系统的过渡阶段，而数据库的建设则是完成这一阶段建设的关键。国家档案系统工程的基础和核心就是对数据库系统的建设和开发，是整个工程的基础。对数据库的理解就是利用比较先进的科学技术来对资料进行使用的方便以及科学的管理。在建设数据库系统的时候也是一项长期的工程，必须要经过从低到高、从单个到群体这样一个过程。在建设数据库的时候应该要做到：领导应该要重视，认识也应该要统一，相关的档案信息自动化管理人员应该要相互的协作和配合。
（四）在选定技术线路的时候应该要慎重。随着信息技术的不断发展和进步，在对档案信息自动化技术线路进行选择的时候就显得非常的重要。在对现状进行分析的时候应该要实事求是，对于先进技术的发展情况应该要进行充分的考虑，推行那些比较合适的先进技术，统一技术的先进性以及经济效益的合理性，同时也应该要符合实际情况。
（五）人才管理的工作也应该要重视。在档案信息自动化建设的过程当中，人才才是最关键的因素。现在很多单位人才流失以及队伍不稳定的情况比较严重，所以应该要加强对相关人员的培训和教育工作，从而来造就一批复合型的人才，为档案信息自动化系统的建设服务。
二、档案信息电子化的重要性
（一）对档案信息进行电子化的管理，是电子政务在发展过程当中的需要。人类社会在发展过程当中历史记录就是档案信息，同时档案信息也是国家的一种独有和不可代替的信息资源，也是在建设电子政务时非常重要的公共信息资源；在建设电子政务的过程当中档案信息化的建设是非常重要的组成部分；所以对档案进行信息化的建设，加快开发和应用档案资源，是电子政务在发展过程当中的需要。
（二）加强对档案信息进行电子化的管理，能够很好的提高档案信息的资源利用率。随着我国科学技术的进步和发展，信息技术也得到了很好的发展，现在社会已经开始进入到电子商务时代，而随着信息资源的交换和交流，档案的管理也开始进入到社会的信息网络。在对档案管理的时候，传统的档案管理模式就是手工信息的加工模式，在对文件资料进行开发二次文献信息的时候，需要的时间比较长，很容易就会造成信息的失效，对于档案信息的利用价值影响就比较的大。而在采用了档案信息电子化管理之后，编者在出版二次文献信息的时候，就可以直接利用机读形式的档案，然后通过计算机来完成对档案加工，所需要用到的时间比较短，效率就相应提高了。
（三）档案信息电子化之后，就可以对档案信息进行拷贝，然后将这些拷贝的内容送到相关的部门，就能够使得社会影响扩大，服务的范围也能够拓宽，从而来提高档案部门的地位。
三、结束语
在我国科学技术不断进步和发展的时候，档案信息的管理工作人员应该要合理的运用这些现代化的信息技术来为管理档案信息而服务，使得档案信息在人们生活和工作当中的作用能够真正的发挥出来。
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