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每年四、五月份期间,正值大学毕业生完成毕业设计、撰写大学毕业论文的时候,在此期间,大家往往要苦熬一个多月才能完成自己的毕业论文。现在大家主要都是用Microsoft Word来编辑论文(不论各位用哪个版本,基本功能都是一致的,以下简称Word)。为了避免因不断调整格式而带来的烦恼,建议大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候,充分了解Word的一些强大功能。
一篇论文应该包括内容与表现两个层次的含义。内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等,表论文页面大小、边距、各种字体、字号等即表现。相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。
事实上,论文“表现”的编辑,既费时又费力。要想在论文创作过程中能够有事半功倍的效果,需在写论文之前,做好各方面的准备,并按照一定的规律来编写和排列;否则,会给你带来无穷无尽的痛苦。那么论文创作有哪些技巧呢?
一、用好样式
样式在论文编写时一定要使用,除了Word原先所提供的标题、正文等样式外,还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。为了能够大大减少工作量和出错机会,对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式,。如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。不论撰写学术论文或者学位论文,相应的杂志社或学位授予机构一般情况下都会根据其具体要求,给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如,要求宋体、小四,行间距17磅等等。这样,论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定,这样就会很方便的编写论文了。
二、使用交叉引用设置编号
为避免手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患,一定不要自己敲编号,推荐使用交叉引用。标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用。这样做以后,当插入或删除新的内容时,所有的编号和引用都将自动更新,无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。
三、对齐
要想达到对齐的目的切勿采用手动敲空格的方式。只有英文单词间才会有空格,中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己手动打了空格,一定要谨慎,想想是否可以通过其他方法来避免。同理,一定不要通过敲回车来调整段落的间距。
四、绘图技巧
论文中会用到很多图表,强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格,表格可以使用Word提供的工具进行编写。框图和流程图的编辑,强烈建议使用Office 2003中绑定的Microsoft Office Visio Professional 2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度,还可以试试SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio难,速度却快多了。
五、编辑数学公式
在论文中编辑数学公式,建议使用MathType5.0,其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。安装MathType后,Word会增加一个菜单项,其功能一目了然。推荐使用 MathType 的自动编号和引用功能,这样首先有良好的对齐效果,还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了,很不美观,这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒论文撰写者,如果你计算机上安装了MathType5.0后,撰写公式的速度非常快,占用少量的CPU。但是,当你准备打印论文的时候,要记得找个按照MathType5.0的计算机打印,不然,我们的公式就“不翼而飞”了。
六、参考文献的编辑和管理
平时要养成看文章的同时就整理参考文献的习惯,因为在写论文时才想到要整理参考文献,就已经太迟了,但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。此外,手工整理参考文献既痛苦,又容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能,用插入尾注的方法也很不地道。建议使用Reference Manager,它与Word集成得非常好,提供即写引用(Cite while you write,简称Cwyw)的功能。它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表,并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的,而你所做的只是像填表格一样地输入相关信息即可,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的方插入标记。使用Reference Manager,除了可以保持格式上的一致、规范,减少出错机会外,更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说,本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用,从而一劳永逸。
七、使用分节符
如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式,可以插入分节符,并给每一节设置不同的格式。上述七点都是关于排版的建议,还是要强调一遍,作者关心的重点是文章的内容,文章的表现就交给Word去处理。如果作者还在为与文章内容无关的排版纠结,一定要停下来学一下Word的帮助,因为Word 早已提供了足够强大的功能。
八、使用子文档
学位论文至少要几十页,且包括大量的图片、公式、表格,比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里,打开、保存、关闭都需要很长的时间,且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档,而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了,编辑速度快,而且就算文档损坏,也只有一章的损失,不至于全军覆灭。建议先建主控文档,从主控文档中创建子文档,个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
九、及时保存、多做备份
设置自动保存,还有一有空就Ctrl+S。除了Word不可靠之外,Windows也不可靠,每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能,将一个文档的各个版本保存到一个文件里,并提供比较合并等功能。但保存几个版本后文件就特别大,而且一个文件损坏后所有的版本都没了,个人感觉不实用。还是多处备份吧。另外提醒一下,为了避免自己辛辛苦苦编辑的图片和公式变成大红叉,建议插入的图片、和公式单独保存到文件里另做备份。
十、大纲视图与文档结构图
使用大纲视图写文章的提纲,调整章节顺序比较方便。使用文档结构图让你方便地定位章节。有人说,硕士写毕业论文就像干一个月苦力搬运工一样,累死累活,写不了多少东西;博士写毕业论文就像生孩子,挑灯夜战也得一个春秋。上面的建议并不全面,但相信比较管用,希望各位论文撰写者能从中有所收获。如果还有疑问,自己花些时间研究一下Word的帮助,相信会有事半功倍的效果。